[BüroWARE] Muhasebe Anahesap ve hesap gruplari sistemi

Muhasebede hesap tutmak için kullandığımız kartlar anahesaplardır.
Muhasebeciler dilinde hesap, tali hesap , alt hesap gibi geçer.
Temel nokta işlemlerin bu hesaplar üzerinde yapılmasıdır.
Anahesapların gruplandığı üst hesaplarda hesap gruplarıdır.
Muhasebecilerin dilinde anahesap, hesap veya üst hesap olarak geçiyor.
Başka kullanımlarda olabilir ama daha önce kullanmış oldukları programlardan
bu terimleri aldıkları kesin.
Türkiyede Tekdüzen hesap planı kullanılıyor.
Temel mantığı ağaç sistemi üzerine
hg alt hg.
1 -> 10,11,12,13,....
2 -> 20,21,22,23,....
10 -> 100,101,102,103,....
11-> 110,111,112,113...
şeklinde ilerliyor.
üç haneye kadar olan kısım mali açıdan zorunlu. Beyan edilmesi gerekiyor.
Alt gruplar kullanıma dair.
hg alt hg.
100-> 10001,10002,10003
şeklinde tanımlanabilir.
Genelde bizim muhasebeciler bu grupları kat kat yapmaya pek meraklılar .
her kata bir kırılım diyoruz.

1->10->100->1000->10000->100000->....

her gruplama için bir kırılım kullanıyorlar.
Burada orta üstü bir firmada çektiğimiz sıkıntı kırılımlar için 8 hanenin
yeterli olmaması.
Ancak muhasebecilerin kırılım yapmalarının temel nedeni kullandıkları
programlarda gruplama yapamamaları.

Büroware de önce hesap gruplarını sonra anahesapları tanımlamak gerekiyor.

Mevcut bir sistemden hesap gruplarını ve anahesapları olduğu gibi almak için
S_FISA32.DAT ve .KEY dosyalarını kopyalamak yeterli. Ancak işlem yapılmışsa
istatistik verileride olacağından reorganizasyon yapılmalı.
Program içinden export ve import etmek için konfig modülüde
Tools/özel->Muhasebe-> xxxx fonksiyonlarına bakılabilir.

Hesap grubu için anahesap kartları tablosundan hesap grubu kartı sekmesine
geçilir.
F3 ile yeni eklenir. Rutin bilgiler girilir.
Hesap gruplarında yukardan aşağı doğru gruplama yapılır.
yani 1 grubuna ek gruplar sekmesinde 10,11,12,...,19 eklenir.
alt gruplar sonradanda eklenebilir.

Büroware de anahesaplar için özel S3 veri tipi kullanılmaktadır.
bu veri tipi alman muhasebesine has bir yapı için kullanılır.
10/100 , 10/101 ,... şeklinde bölmeli gruplar içindir ancak Türk
muhasebesine uygun değildir.
S3 veri tipini noktalı olarak , 10.100 gibi kullanmak ta mümkün.
Designer->Ayar Yetkileri-> Muhasebe genel ayarlar
(Finanzbuchaltung-Allgemeine einstellungen)[FIBU]->
007: S3 opsiyonunu bölü işareti ile kullan
seçeneği işaretsiz bırakılır.
S3 veri tipini R veri tipi gibi kullanabilmek için

Designer->Ayar Yetkileri-> Muhasebe genel ayarlar
(Finanzbuchaltung-Allgemeine einstellungen)[FIBU]->
029:S3 seçeeneği işlemleri
seçeneği işaretsiz bırakılmalıdır.

Ana hesap girebilmek için Genel işlemler->Firma kartında
Borçludan-Borçluya, Alacaklıdan-Alacaklıya, İlk irtibattan-ilk irtibata
alanları ve Muhasebe-> Firma kartında Anahesaptan-Anahesaba alanları mutlaka
girilmiş olmalıdır.

F3 ile standart olarak anahesap ekleyebilmek için
Designer->Ayar yetkileri-> Anahesap kartları
(Sachkontenstammdaten)[FI1300]->
007:Anahesap kartoteks seçimini aktif et
seçeneği seçilmemiş olmalıdır.

Bu seçenek seçili olduğunda program, sadece kopyalama tekniğinin mümkün
olduğu yeni anahesap tablosunu getirir.

Yeni sistemle anahesap eklemek için kontrol sistemi kullanılabilir.
Muhasebe->Firma kartında Yansıtma hesabı , Otomtk hesap sekmelerinde
alanlar doldurulur. (Anahesaplar mevcut olması gerekmez.)
Yansıtma hesabı sekmesinde Carihesap kartlarının muhasebede yansıtma olarak
kullanılacak hesapları - irtibatları belirlenmiş olur. "0" bölümleri normal
işlemlerde mutlaka doldurulmalıdır. Mizan, Defteri kebir vs. standart
muhasebe raporlarında bu anahesap kullanılacaktır.
Örneğin Borçlular->0 bölümüne 12000000, Alacaklılar->0 bölümüne 320000000
değerleri girilir. (Burada 120 ve 320 mali olarak carilerin
irtibatlandırıldığı zorunlu hesap gruplarıdır. 120,320 ile başlamak şartıyla
hane sayısı azaltılabilir.)

Muhasebe->Kayıt->kayıtları kontrol et-> Başla(F9) işlemi yapıldığında
program 12000000 ve 32000000 anahesapları otomatik olarak açılır.

Diğer hesaplarda kopyalama sistemi ile anahesap kartoteksinden açılır.
Anahesaplarda aşağıdan yukarı doğru gruplamaya bağlanır.
Anahesap kartında Standart gruplar sekmesinde ilk alana ilgili hesap grubunu
girmek yeterlidir.
1->10->100->10001 hesap grubu sistemi altına 10001001 anahesabı açılmışsa bu
anahesap sadece 10001 hesap grubuna bağlanır.
10001001 anahesabına kayıt yapıldığında hesap grupları zincirleme
birbirlerine bağlı olduğu için herbirine istatistiksel olarak kaydedilmiş
olur.

Hesap gruplarını bu şekilde zincirleme bağlamak özellikle KONTENGRUPPE
(hesap grubu) raporlarında değerleri çekmek açısından yararlıdır.
Ancak standart dışı kodlamalar yapılarak kırılım problemleri çözülebilir.

Anahesaplarda problemlerden biri veri tipinin R olmasıdır. Mali olarakta
sadece sayılar geçerlidir.
Problem R veri tipinin sağa dayalı olmasında.
Peş peşe 10001, 1010101,10201 anahesaplarının açıldığını varsayarsak
sıralama yapıldığında 1010101 arada kalması gerekirken en sona gidecektir.
Bu raporlamada problem çıkarmaktadır. Bu yüzden bir firma için kodlama
yapılırken anahesapların hepsinin aynı uzunlukta olmasına dikkat
edilmelidir.

Ben tüm S3 alanlarını L formatına çevirerek bu problemi çözmeye çalıştım
ancak olmadı. Deneme yapmak gerekiyor.

Gelelim anahesapların ne işe yaradığına.

100 hesap grubu kasalar için kullanılır.
100- kasa -hesap grubu-
10001 - Merkez kasası -hesap grubu-
1000101 - TL Kasa -hesap grubu-
10001011 - TL KAsa -anahesap-
1000102 - $ Kasası --hesap grubu-
10001021 - $ Kasası -anahesap-

102 - bankalar -hesap grubu-
10201 - bankalar tl -hesap grubu-
1020101- Garanti -hesap grubu-
10201011- Garanti Karaköy 1234 nolu hesap - anahesap-
10202 - bankalar $ -hesap grubu-
1020201 - Garanti-hesap grubu-
10202011- Garanti Karaköy 2345 nolu hesap - anahesap

şeklinde bir yapımız olsun.

hesaba para yatırma işlemi

10201011 - S (Soll-Borç)- 1000 TL
10001011 - H (Haben-Alacak) - 1000 TL
şeklinde bir kayıt ile olur.

hesaptan para çekme işlemi için S,H yer değiştirmelidir.
borç alacak kaydında temel mantık para verenin alacak hesabına, alanın borç
hesabına kaydedilmesidir.
para yatırırken kasa para verir. alacak hesabına kaydedilir.
banka para alır. borç hesabına kaydedilir.

bu işlemler sonucu banka hesabında ne kadar para olduğu yani bakiyesi , ne
kadar para yatırıldığı ve çekildiği hesaplanmış olur.
Aynı mantıkla tekdüzen hesap planına bağlı olarak carilere olan borç
alacaklar, giderler, stokların maliyeti vs. tutulmuş olur.
Unutulmaması gereken şey kayıtlar karşılıklı olduğu için tüm hesapların
toplam bakiyesinin 0 olacağıdır.

Tek düzene bağlı olarak firmanın bilançosu , kar-zarar hesapları, aktif -
pasif değerleri bu anahesaplarla hesaplanmış olur.